合同是商业活动中最基本的法律文件之一，准确、系统地管理合同文件和相关的收付款信息，对于公司的健康发展至关重要。传统上，公司的法务和财务部门通常依赖于纸质文档、Excel表格等方式来管理合同和收付款记录。然而，这个过程往往涉及到大量的文件和多类型数据，给传统的归档管理带来了巨大的挑战。很容易导致信息缺失或不规范、收付记录混乱、查询筛选困难和协同效率低等问题。而 SeaTable 则提供了一种更便捷、高效和可靠的合同管理解决方案。
SeaTable 以智能表格为基础，界面直观，功能全面、灵活易用，能搭建出灵活的业务系统和软件应用。用它就可以为企业轻松构建一个结构化的合同数据库，让合同管理变得高效而简单。
下面是我的使用方式，供你参考。包括以下内容：
- 创建自定义结构的合同管理表格
- 通过增加视图快速查看不同信息
- 通过提醒功能设置合同临近到期提醒
- 善用权限和共享提高协作效率
- 利用统计提高可视化分析和汇报能力
具体来看。
创建公司合同管理表格
合同及其收付款信息涉及到很多字段数据，因此，我在一个表格中增加了两个子表并关联，以实现结构清晰的管理，全面地记录每个合同和跟踪其款项的流动情况。
合同台账表
在合同归档台账表中，每个合同都是一行独立的记录，包含了很多字段，如合同名称、编号、类型、主体、电子版、签订日、到期日、归属部门等重要信息。
正如下图所示，我们可以根据公司的实际需求，充分利用表格丰富的数据类型，清晰地记录每个合同的详细信息。
例如用“单选”标记类型；用“公式”显示剩余日；用“数字签名”手写签名；用“创建者”自动记录增加行的人。
合同台账表
合同台账表
收付明细表
这个表用于统一管理合同的收支情况，实现一张表和一行内全面掌握合同的财务数据，便于跟踪和监督。如每笔收/付款日期、金额、进度等，并关联到所属的合同。
其中，所属合同列用了“链接其他记录”类型来链接合同台账表，点击单元格就可以选择对应的合同。相应地，合同台账表也会同步自动增加并关联出“合同收付款记录”列。
收付明细表
通过视图筛选和查看不同信息
随着合同数量和数据的不断增加，灵活的筛选和展示就变得十分必要。我通过在表上增加视图并设置需要的过滤、分组、排序等条件，就可以快速切换查看不同条件下的合同信息，满足不同角色人员的关注点了。单个视图还支持共享、打印等操作。
视图
通过提醒功能实现合同到期提醒
除了在表格中自动显示合同剩余天数或已到期外，还可以通过提醒规则设置一些触发条件下的自动提醒。
例如针对合同到期日，设置提前20天自动提醒。进一步点开通知内容可查看对应的合同记录详情。
提醒规则
善用权限和共享提高协作效率
SeaTable 表格支持实时在线协作，无论是部门内还是跨部门协作，我们都可以灵活的管控权限和共享，从而避免信息孤岛和重复劳动，提高协同效率。我举几个场景例子：
- 针对子表，可设置哪种角色（管理员、没有人、任何人、特定用户）能查看子表、添加/编辑/删除行；
- 针对列，可设置哪种角色（任何人都不能修改、管理员、特定用户）能编辑单元格、编辑列的设置；
- 可以直接把某个视图共享给团队中的成员、群组/部门；
- 可以通过对视图设置“创建者/协作人列，包括当前用户”过滤条件再共享，实现每个人只能查看或编辑自己的信息；
- 可以直接把视图发布为公共数据集，并授权其他群组/部门的访问权限，用于其表格的导入和手动或定期自动同步。
子表权限、共享视图、列权限等
利用统计提高可视化分析和汇报能力
表格支持日历、看板、时间线等多种插件。例如用统计功能就可以将合同信息和收付款情况可视化，帮助财务部门更好地掌握公司的财务状况。如合同类型分布、合同金额收付统计、合同趋势分析等，以便发现业务发展的特点和问题，进而为公司的战略决策提供数据支持。
它的图表非常丰富，而且操作简单，只需简单的点选即可生成。图表支持导出。点击图标或数值可以直接进去查看和编辑对应的统计记录详情，比传统表格方便多了。
统计仪表盘
总结
通过以上的部分场景，我们可以看到，用 SeaTable 来管理公司的合同，可以实现对合同信息和收付款情况的准确记录和快速访问，可以有效降低传统纸质文档管理的成本和风险，可以高效提升团队的信息共享和协同效率。如有需要，我们还可以进一步扩展应用范围，例如将合同审批流程、发票管理、数据查询等应用搭建纳入表格系统中，以实现合同的全程数字化管理。这些通过它的工作流、零代码应用就可以实现。
在数字化时代和充满激烈竞争的商业环境中，企业越来越需要高效、可靠且易于操作的解决方案来处理各类业务流程，SeaTable 作为一个以智能表格+工作流+应用搭建为核心功能的数字化平台，为企业提供了一个理想而全面的工具，无论是大中小企业还是机构组织，都可以用它来提高工作效率和管理水平。
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